O que é análise SWOT: exemplo, modelo grátis e muito mais

Já ouviu falar em análise SWOT? Precisa de uma análise SWOT exemplo para ver como fazer uma para sua loja virtual? Quer saber para que serve a análise SWOT (FOFA, em português)? Bom, hoje é o seu dia de sorte – nesse artigo vamos falar sobre tudo isso e ainda mostrar um modelo e exemplos práticos. Vamos começar?

Administrar um negócio próprio está longe de ser algo simples. Com tantas tarefas e setores demandando sua atenção a todo momento, é fácil se deixar levar pelos detalhes e acabar perdendo a noção do todo. Porém, para garantir uma vida longa e próspera para seu e-commerce, o jeito é de vez em quando reservar um momento e analisá-lo por uma perspectiva mais ampla.

É exatamente essa a função da análise SWOT: ajudar você a avaliar o potencial da sua empresa, seja na fase inicial ou em um empreendimento mais estruturado. Além de mostrar a quantas anda o seu desempenho atual, a análise SWOT permite fazer previsões de curto e longo prazo, identificando as possibilidades que os próximos dias, meses e anos reservam para o seu negócio.

O que é análise SWOT?

Embora esse nome possa remeter a uma estratégia contábil ou financeira intimidadora, a análise SWOT não é nenhum bicho de sete cabeças. Fazer uma análise SWOT não envolve cálculos nem técnicas complexas, mas ainda assim seus resultados são muito úteis para qualquer tipo de e-commerce.

A análise SWOT relaciona os pontos fortes e fracos da sua loja virtual analisando os ambientes interno e externo da sua empresa, identificando também as ameaças e oportunidades do mercado. A sigla tem origem em termos do inglês, e também é conhecida como análise FOFA em português:

• S - Forças (Strengths)
• W - Fraquezas (Weaknesses)
• O - Oportunidades (Opportunities)
• T - Ameaças (Threats)

Em suma, esses elementos servem para compor uma grande lista que nos força a pensar no futuro. Ok, você sabe o que está acontecendo hoje na sua empresa, mas como será o amanhã? Esse processo analítico permite que você entenda o que o futuro reserva para o seu e-commerce para você se planejar para o que está por vir.

As forças e fraquezas (ou em bom português, os pontos fortes e fracos) são fatores internos da análise SWOT, já as oportunidades e ameaças são fatores externos. Como o nome indica, os fatores internos derivam do seu próprio negócio – já os fatores externos surgem do ambiente em que ele está inserido.

As forças e fraquezas se concentram principalmente no presente, e as oportunidades e ameaças estão mais relacionadas ao futuro. Em outras palavras, estamos falando da diferença entre “o que está acontecendo” e “o que pode vir a acontecer”.

As forças e fraquezas estão sempre sob seu controle. Isso não quer dizer que controlar esses fatores seja fácil, mas sim que é possível adaptá-los ao longo do tempo. Veja algumas forças e fraquezas de uma análise SWOT – exemplo prático:

• Cultura organizacional – o que impacta o marketing pessoal da sua marca?
• Reputação – como estão as avaliações online da sua loja?
• Lista de clientes – como está sua retenção de clientes?
• Localização geográfica – você oferece serviço de entrega local como diferencial na sua região?
• Equipes – será que você não está precisando de uma mãozinha no atendimento ao cliente?
• Parcerias – já conhece o Programa de Parcerias da Shopify?
• Propriedade intelectual – tem alguém roubando suas idéias por aí?
• Ativos – como está a contabilidade da empresa?
• Recursos humanos – está precisando terceirizar serviços?

Por outro lado, as oportunidades e ameaças costumam estar fora do seu controle. Você pode até tentar se planejar ou extrair algo positivo desses fatores, mas os resultados não dependerão inteiramente de você. Veja algumas dessas categorias em uma análise SWOT – exemplo prático:

• Regulamentação – está com todos os alvarás em dia para operar seu restaurante virtual?
• Fornecedores – tem alguma dúvida sobre produtos para revenda?
• Concorrência – já fez a análise da concorrência?
• Economia – como anda a precificação dos seus produtos?
• Mercado – já pensou em expandir seu negócio para o exterior?
• Tendências – quais são as novidades do seu nicho de mercado?
• Finanças – como anda o fluxo de caixa da sua empresa?
• Condições meteorológicas – aquele temporal de ontem vai afetar seu processamento de pedidos?

Para que serve a análise SWOT?

Quem precisa fazer análise SWOT? A resposta é simples: todo mundo. Seja para lançar um produto em uma loja nova ou administrar um empreendimento de sucesso, qualquer pessoa que assume o comando de um e-commerce deve fazer análises SWOT regularmente.

Para quem está começando agora ou está na fase de planejamento, a avaliação minuciosa de uma análise SWOT é uma grande vantagem competitiva. Com ela, será possível chegar ao ponto de equilíbrio do e-commerce e vislumbrar um panorama muito mais realista da empresa. Se sua loja virtual ainda precisa de financiamento, não deixe de incluir essas análises no seu plano de negócio.

Empresas já estabelecidas devem fazer ao menos uma análise SWOT por ano, como uma espécie de avaliação geral. Com essas informações, será possível tocar seu negócio sem problemas, prever os possíveis percalços, trabalhar nas melhorias necessárias e tomar decisões mais inteligentes ao longo dos meses. Além disso, ela vai ajudar a manter você sempre em contato com todas as áreas da empresa, com os clientes e com o seu setor de atuação.

Análise SWOT: como fazer

As análises SWOT dispensam conhecimentos científicos ou técnicos avançados, e também não há como avaliar se a análise de uma empresa foi boa ou não. A ideia não é fazer previsões exatas, e sim pensar em formas de organizar planos de ação. No fim das contas, tudo dependerá da sua capacidade de observar e relacionar fatores internos e externos que possam influenciar o seu e-commerce.

Etapa 1: faça uma matriz SWOT

Seu primeiro passo é criar uma matriz de análise SWOT. O que é isso? É um diagrama bem simples que funciona como uma caixa de ferramentas virtual para documentar ideias e ajudar a criar planos de ação.

A matriz de análise SWOT nada mais é do que um quadrante que tem um quadrado para cada área: Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças. Simples assim.

Etapa 2: reúna as pessoas certas

Embora as decisões mais importantes de uma empresa sejam tomadas por pessoas que ocupam cargos altos, toda ajuda é sempre bem-vinda em uma análise SWOT. Ter o máximo possível de opiniões, mesmo de quem não conhece a parte estratégica do seu e-commerce, será importante para compor um panorama um pouco mais preciso.

Além disso, envolver seus funcionários na análise SWOT pode aumentar a adoção da sua tomada de decisões por parte deles. Até mesmo seus clientes podem ser uma boa fonte de informações – por que não colocar alguns clientes fiéis nesse debate também?

Etapa 3: faça uma reunião de brainstorming

Depois de montar a equipe, organize uma sessão de brainstorming com todos os integrantes. Vocês podem listar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças juntos – se a equipe for pequena – ou criar as listas individualmente em caso de equipes maiores.

Inclua tudo o que você conseguir pensar em todas as categorias. Não se preocupe com a relevância de nada nesse momento, a ideia agora é ter o máximo possível de informações. Anote absolutamente tudo o que vier à cabeça!

Etapa 4: preencha as lacunas da lista

Depois de relacionar todas as ideias da equipe em quatro grandes listas, é hora de preencher as lacunas que precisam de informações complementares. Procure ver esse momento como uma chance de todos vocês fazerem as perguntas que determinarão a relevância de cada item da lista.

Peça para todos os integrantes escolherem os três itens mais importantes de cada categoria. Esse exercício provavelmente revelará um padrão entre os elementos destacados, mostrando quais deles merecem atenção imediata.

Não se preocupe se você decidiu fazer a análise SWOT sem envolver outras pessoas. Nesse caso, provavelmente você conhece o seu e-commerce como ninguém e já tem uma boa noção do que precisa ser levado em conta.

Perguntas para fazer uma análise SWOT

Individualmente ou em grupo, nem sempre é fácil começar uma sessão de brainstorming. Para dar um empurrãozinho para você e sua equipe, listamos algumas perguntas que podem ajudar vocês a saírem da estaca zero. Ainda que nem todas elas se apliquem diretamente à sua loja virtual, leia do início ao fim para não deixar passar nada importante.

Forças

Como já vimos, as forças são fatores internos positivos que afetam o desempenho do seu e-commerce. Mesmo que seja difícil mudar suas forças, lembre-se que elas estão sob seu controle, então a mudança será bem mais fácil:

• Somos bons em quê?
• Somos os melhores em quê?
• Qual é a nossa vantagem competitiva?
• Qual é o nosso diferencial?
• Quais recursos temos à nossa disposição?
• Quais são as vantagens do nosso e-commerce?
• Quais vantagens oferecemos aos nossos funcionários?
• Quais são os ativos mais importantes do nosso e-commerce?
• Do que os nossos clientes mais gostam em nós?

Fraquezas

As fraquezas são fatores internos negativos que afetam o desempenho da sua loja virtual. Novamente, mesmo que seja difícil mudar suas fraquezas, não se esqueça que elas estão sob seu controle:

• Não somos bons em quê?
• O que a concorrência faz melhor do que nós?
• Nossos clientes reclamam de quê?
• Quais desvantagens a nossa equipe enfrenta?
• O que impede o nosso desenvolvimento?
• Estamos em falta de quais recursos?
• Poderíamos melhorar em quais aspectos?

Oportunidades

As oportunidades são fatores externos que podem afetar positivamente o seu negócio. São fatores que atualmente estão fora do seu controle, mas ainda assim, com uma análise SWOT,  você pode tirar algum proveito delas:

• Quais possíveis mudanças de regulação poderiam nos ajudar?
• O mercado está mudando a nosso favor?
• A economia atual vai nos afetar positivamente?
• Quais oportunidades nós ainda não aproveitamos?
• Que novas oportunidades estão surgindo?
• O custo das nossas mercadorias está caindo?
• Como podemos adquirir outros recursos úteis que ainda não temos?
• Que tipo de mensagem cria uma conexão com nosso público-alvo?

Ameaças

As ameaças são fatores externos que podem afetar negativamente seu negócio. Elas estão fora do seu controle, mas com uma análise SWOT, você pode criar um plano de contingência para minimizar seus danos potenciais:

• Quem são os nossos concorrentes?
• Qual a participação deles no mercado?
• Quais empresas novas poderiam nos ameaçar?
• Nossa fatia de mercado está diminuindo?
• Alguma mudança no setor poderia nos impactar negativamente?
• O custo das nossas mercadorias está aumentando?
• Há escassez de algum recurso essencial para nós?
• As mudanças da regulamentação poderiam nos prejudicar?
• Nosso fornecedor é confiável?

O segredo de uma análise SWOT eficaz

Os empreendedores estão sempre tendo que priorizar o que demanda sua atenção. Tomar decisões difíceis sobre a alocação de recursos, por exemplo, é algo simplesmente inevitável. Qualquer que seja o nível de maturidade do seu negócio, você sempre vai precisar escolher para onde direcionar sua atenção, e uma análise SWOT ajuda você a fazer isso com sabedoria.

Etapa 5: refine suas listas

Refine as listas obtidas na reunião de brainstorming de modo que todos os itens caibam em uma página, organizados em uma matriz swot. Procure ordenar esses dados com base em dois critérios: o nível de impacto do item e a probabilidade de ele acontecer.

Por exemplo, depender de apenas um cliente para gerar a maior parte da sua receita é uma fraqueza de grande impacto. Mesmo sabendo que você não vai perder aquele cliente, esse cenário deixa você em uma posição muito vulnerável. Outro exemplo: ainda que as suas despesas de aluguel não sejam uma preocupação agora, é preciso se planejar alguns meses antes do período de renegociação para um possível aumento.

Mesmo depois de refinar a sua matriz SWOT de uma página, guarde todas as listas para referência futura. O que não é tão importante hoje pode ser imprescindível amanhã, e você precisa estar ciente dessa possibilidade. Com as listas guardadas, você sempre poderá consultá-las ou reorganizar os itens conforme as mudanças que seu e-commerce vier a enfrentar.

Etapa 6: crie estratégias

Para cada item da sua lista final, trace uma estratégia que explore as vantagens e oportunidades, lidando com as fraquezas e ameaças. Essas estratégias iniciais não precisam ser complexas nem avançadas, você pode desenvolvê-las em outro momento. Por ora, basta criar um plano de ação abrangente.

Lembre-se também de que fatores diferentes podem ser combinados para gerar equilíbrio. De que maneira você pode usar seus pontos fortes para melhorar os pontos fracos? Como explorar as oportunidades para neutralizar as ameaças? Você consegue aprimorar seus pontos fortes para aproveitar melhor as oportunidades? Alguma fraqueza deve ser priorizada para evitar uma ameaça?

Análise SWOT: exemplo prático

Para explorarmos um pouco mais o conceito de matriz SWOT, vamos usar o exemplo de uma loja de camisetas personalizadas. Embora vários outros itens tenham surgido na reunião de brainstorming, estes foram considerados os mais importantes.

Se essa fosse sua loja virtual, pense nas estratégias que você poderia traçar com base nas informações da lista. Não há respostas certas ou erradas, não se preocupe com isso – apenas explore todas as possibilidades!

Análise SWOT: 6 cenários de uso prático

A parte mais importante da matriz SWOT é saber usar as informações obtidas na lista. Para ajudar você a pensar estrategicamente, veja seis cenários de exemplo e suas respectivas possibilidades de decisão.

Cenário 1: Seu contrato de aluguel está prestes a vencer e você precisa negociar o reajuste. Como o bairro do imóvel está mais valorizado, você teme o aumento do preço.

Sugestão de estratégia 1: Se suas vendas físicas forem as principais da sua loja, invista em vendas online para mitigar parte do risco.

Cenário 2: Você depende de uma matéria-prima muito requisitada e os preços estão cada vez mais altos.

Sugestão de estratégia 2: Proponha um contrato de cinco anos com seu fornecedor para garantir um contrato a um preço mais baixo.

Cenário 3: Você tem um excedente de fluxo de caixa e uma quantia extra disponível.

Sugestão de estratégia 3: Reserve um valor fixo para emergências e invista o restante na otimização da sua loja virtual com uma linda vitrine virtual.

Cenário 4: Sua cultura organizacional é negativa e o desempenho dos funcionários tem estado aquém das expectativas.

Sugestão de estratégia 4: Contrate uma consultoria de RH para reverter esse quadro.

Cenário 5: A maior parte do tráfego do seu e-commerce vem dos mecanismos de pesquisa. Se o algoritmo mudar e seu site perder destaque, você corre o risco de não aproveitar as oportunidades.

Sugestão de estratégia 5: Invista em outras fontes para diversificar o tráfego, como calendário editorial para redes sociais ou os meios de publicidade paga. 

Cenário 6: Todos os dados da empresa estão no seu notebook. Em caso de perda ou roubo, você perderia tudo.

Sugestão de estratégia 6: Instale um programa de backup automático e invista em um seguro para o seu notebook.

Fazer análises SWOT regularmente vai manter você em contato com todas as áreas da sua empresa, com os clientes e com o seu setor de atuação. Acima de tudo, esse processo ajuda a garantir a estabilidade do seu e-commerce em meio às turbulências do mercado.

Depois de pensar e avaliar cuidadosamente os itens mais importantes da sua matriz SWOT, elabore um plano de ação, arregace as mangas e mãos à obra!

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