Como declarar impostos de pequenas empresas (2025)

Saber como declarar impostos de pequenas empresas é uma das obrigações mais importantes e, muitas vezes, mais temidas por quem empreende no Brasil. Mesmo quem está começando agora e ainda fatura pouco precisa entender que manter as obrigações fiscais em dia é o que garante a saúde e a legalidade do negócio.

No Brasil, empresas de qualquer porte precisam lidar com impostos mensais e declarações obrigatórias. A exceção é o MEI, que tem um regime mais simplificado. Mas se a sua empresa estiver registrada como ME, LTDA ou qualquer outro modelo societário, você obrigatoriamente precisará contar com o apoio de um contador para acompanhar e realizar esse processo corretamente.

Neste guia, você vai entender quais são os impostos mais comuns para pequenos negócios, quando e como fazer a declaração, quais documentos são necessários e o que pode ser deduzido legalmente. Se você quer manter sua empresa regularizada e evitar problemas com o fisco, continue a leitura.

Quais impostos as pequenas empresas pagam no Brasil?

O tipo de imposto que a sua empresa paga depende diretamente do regime tributário em que ela está enquadrada. No Brasil, as pequenas empresas costumam se enquadrar em três regimes: Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Cada um tem regras específicas sobre como calcular, pagar e declarar os tributos.

O Simples Nacional é o regime mais utilizado por pequenos negócios. Ele unifica diversos tributos federais, estaduais e municipais em uma única guia de pagamento chamada DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). A alíquota varia conforme o faturamento da empresa e o setor de atividade.

Já o Lucro Presumido é uma opção para empresas que faturam até R$ 78 milhões por ano. Nesse modelo, o governo presume um percentual de lucro sobre o faturamento, e os impostos são calculados com base nesse valor. As principais obrigações incluem IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica), CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), PIS, Cofins, ISS (para prestadores de serviço) e ICMS (para comércio e indústria).

O Lucro Real é obrigatório para empresas com faturamento muito alto ou que atuam em setores específicos, como bancos e instituições financeiras. Nesse regime, os impostos são calculados sobre o lucro efetivamente apurado, o que exige um controle contábil mais detalhado.

Independentemente do regime, outros impostos também podem fazer parte da rotina da empresa, como:

• INSS patronal (para quem tem funcionários)
• ISS (Imposto sobre Serviços, cobrado pelos municípios)
• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, cobrado pelos estados)

Quem precisa declarar e quando?

Se você tem uma pequena empresa ativa com CNPJ, precisa declarar os impostos regularmente, mesmo que ainda não esteja faturando. Essa obrigatoriedade vale para todos os formatos de empresa (como ME e LTDA), exceto para o MEI, que tem um regime mais simplificado.

Contudo, mesmo sendo MEI, é altamente recomendado contratar um contador para ter certeza de que sua empresa está com tudo em dia e regularizada.

Empresas enquadradas no Simples Nacional devem:

• Pagar mensalmente o DAS até o dia 20 do mês subsequente ao da receita, mas quando esse dia não é útil o vencimento é adiável para o próximo dia útil.
• Entregar anualmente a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais), geralmente até 31 de março do ano seguinte.
• Apurar mensalmente as receitas no sistema PGDAS-D, que calcula o valor do DAS.

Já empresas no Lucro Presumido ou Lucro Real têm obrigações mais detalhadas, como:

• Emissão mensal de DARFs para IRPJ, CSLL, PIS e Cofins.
• Declarações como DCTFweb, EFD-Contribuições, ECD e ECF, com prazos específicos ao longo do ano.
• Relatórios contábeis completos que devem ser validados pelo contador.

Em alguns casos especiais, há empresas que contam com a isenção do pagamento do Imposto de Renda Pessoa Jurídica. 

São elas:

• Organizações filantrópicas;
• Organizações recreativas;
• Organizações culturais;
• Organizações científicas.

👉 Vale reforçar que a ajuda de um contador é essencial, pois ele garante que os prazos sejam cumpridos e evita que sua empresa tenha problemas com o Fisco, como multas, bloqueios ou irregularidades no CNPJ.

Passo a passo de como declarar impostos de pequenas empresas

Você já deve ter percebido que declarar os impostos corretamente é essencial para manter sua empresa regularizada e evitar cair na malha fina. Veja abaixo um passo a passo prático para cumprir as obrigações fiscais da sua empresa com segurança:

1. Organize seus documentos fiscais e contábeis

Reúna todas as informações financeiras da sua empresa: receitas e despesas do período, notas fiscais emitidas e recebidas, extratos bancários, folha de pagamento (caso tenha funcionários), e os demonstrativos contábeis elaborados pelo seu contador, como o balanço patrimonial e a demonstração do resultado. Para ajudá-lo com essa tarefa, vale a pena explorar alguns softwares de contabilidade.

2. Verifique o regime tributário da sua empresa

Seu contador deve confirmar se você está no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Essa informação determina quais impostos serão pagos, como serão apurados e quais declarações você precisa enviar.

3. Utilize os sistemas da Receita Federal ou do Simples Nacional

No Simples Nacional, os tributos são apurados mensalmente no sistema PGDAS-D (disponível no portal do Simples Nacional), e o pagamento é feito por meio da guia DAS, com vencimento no dia 20.

Empresas do Lucro Presumido ou Lucro Real devem entregar a ECF (Escrituração Contábil Fiscal), e, antes dela, a ECD (Escrituração Contábil Digital), quando obrigatória. As declarações são feitas digitalmente por meio do Receitanet ou do e-CAC.

4. Preencha e envie as declarações obrigatórias

No sistema correspondente ao seu regime, informe os dados gerais da empresa, valores de receitas e despesas, e demais fichas exigidas. Após revisar tudo com o contador, envie a declaração assinando com o certificado digital, que é obrigatório para empresas fora do MEI.

5. Gere e pague os tributos

Após a apuração, gere as guias de pagamento: DAS (para Simples Nacional) ou DARFs (para IRPJ, CSLL, PIS, Cofins etc., nos demais regimes). O pagamento deve ser feito dentro dos prazos legais para evitar multas e juros.

6. Peça a revisão e acompanhamento do contador

A entrega das declarações fiscais — como o IRPJ, por exemplo — normalmente é feita pelo contador da empresa. Esse profissional é essencial para garantir que tudo esteja correto, evitar erros e manter sua empresa longe de problemas com a Receita Federal.

💡Lembrando: Empresas fora do MEI são legalmente obrigadas a contar com esse suporte contábil.

Quais documentos você precisa reunir?

Antes de você ou seu contador declarar os impostos da sua pequena empresa, é essencial ter em mãos todos os documentos que comprovam a movimentação do seu negócio. Esses registros garantem que as informações prestadas ao Fisco estejam corretas e ajudam o contador a fazer os cálculos de forma precisa — evitando erros e multas.

Veja o que normalmente é exigido:

• Notas fiscais emitidas (de vendas e serviços prestados)
• Notas fiscais recebidas (de compras e despesas operacionais)
• Extratos bancários da conta da empresa
• Relatórios de vendas (de sistemas de gestão ou da própria plataforma de e-commerce, como a Shopify)
• Comprovantes de pagamento de impostos anteriores (DAS, DARFs, INSS, etc.)
• Folha de pagamento e encargos trabalhistas (caso a empresa tenha funcionários)
• Recibos e comprovantes de despesas dedutíveis (aluguéis, softwares, marketing, transporte, etc.)
• Demonstrativos contábeis (balanço patrimonial, DRE e outros relatórios gerenciais preparados pelo contador)

Organizar todos esses documentos com antecedência facilita muito a apuração dos tributos e o envio das declarações dentro do prazo. Além disso, manter esse controle ao longo do ano é uma boa prática que ajuda na gestão financeira e no crescimento saudável da empresa.

Quais despesas podem ser deduzidas legalmente?

Em alguns regimes tributários, como o Lucro Real e, em parte, no Lucro Presumido, a empresa pode deduzir despesas operacionais para reduzir o valor dos impostos a pagar. Isso significa que certos gastos do dia a dia do negócio, quando devidamente comprovados e relacionados à atividade da empresa, podem ser usados para diminuir a base de cálculo dos tributos.

Veja alguns exemplos de despesas dedutíveis:

• Despesas com funcionários: salários, encargos sociais, férias, 13º, vale-transporte e benefícios.
• Aluguel de imóvel comercial: desde que o espaço seja usado exclusivamente para as atividades da empresa.
• Contabilidade e serviços profissionais: honorários de contador, advogado, consultorias especializadas, entre outros.
• Tecnologia e softwares: sistemas de gestão, plataformas de e-commerce, apps de produtividade e assinatura de ferramentas.
• Publicidade e marketing: investimentos em anúncios, redes sociais, criação de site, identidade visual e material gráfico.
• Despesas com logística e frete: transporte de mercadorias, armazenagem, embalagem e envio de produtos aos clientes.
• Equipamentos e infraestrutura: computadores, impressoras, móveis, máquinas e outros bens utilizados nas operações.
• Despesas com energia, água e internet: quando relacionadas ao local de funcionamento da empresa.

Vale destacar que cada despesa deve estar documentada com nota fiscal e ser compatível com a atividade da empresa. Além disso, é fundamental que todas as deduções sejam acompanhadas e validadas pelo seu contador, que saberá exatamente o que pode ou não ser utilizado para reduzir os tributos com segurança e dentro da lei.

Regularize seus impostos e foque no que importa

Declarar corretamente os impostos da sua pequena empresa não é apenas uma obrigação fiscal, é uma forma de proteger seu negócio, construir credibilidade no mercado e garantir tranquilidade para crescer com segurança. Com exceção do MEI, toda empresa no Brasil precisa contar com o suporte de um contador, que será seu aliado na organização das finanças, no cumprimento dos prazos e na redução de riscos.

Com o apoio certo e um bom planejamento, você evita problemas com o Fisco, aproveita benefícios legais e mantém sua operação saudável. E o melhor, pode focar no que realmente importa: expandir seu e-commerce, atrair mais clientes e vender cada vez mais.